Alcance

• Acuerdo de la Junta de Gobierno del Plan de Archivos Municipales del 5 de diciembre de 2017.
• Plan de Archivos Municipales de la Diputación Provincial de Castellón.
• Servicio gratuito.

A - Gestión a cargo de la Diputación:

• Tratamiento archivístico sobre los fondos documentales acumulados en los archivos municipales para garantizar su organización, clasificación y descripción.
• Identificación, clasificación, descripción, ordenación, instalación y valoración de los fondos documentales históricamente acumulados.
• Elaboración de los instrumentos archivísticos necesarios para la gestión de documentos.
• Garantizar el acceso y servicio de documentos e información a los servicios municipales y a la ciudadanía, facilitando la consulta y préstamo de documentos, así como la puesta a disposición de los usuarios los instrumentos de descripción necesarios.
• Protección y preservación del patrimonio documental municipal, adecuación de las instalaciones de archivo, mantenimiento y control de las condiciones de conservación de los fondos documentales.
• Formación, asesoramiento y asistencia técnica al personal de los ayuntamientos en materia de archivos y gestión de documentos.
• Establecer un servicio de archivo municipal en los ayuntamientos que permita la actualización, mantenimiento y estabilidad de la función archívística de los municipios.
• Afianzar y estabilizar la función archivística en los municipios de forma permanente.
• Establecimiento de un sistema de gestión de documentos municipal que incluya todas las etapas del ciclo de vida de los documentos.
• Implantación del archivo electrónico de la organización y supervisión del sistema de gestión de documentos electrónicos.
• Elaboración de normas para la organización de los archivos de oficina.
• Regulación del procedimiento de transferencia de documentos de nueva producción al Archivo.
• Difusión del patrimonio documental municipal para fines culturales, científicos y educativos.
• Digitalización y restauración de fondos documentales.
• Continuación de las operaciones de tratamiento archivístico de la documentación de nueva producción.

B - Gestión a cargo de la Entidad Local:

• Asignación de un empleado municipal como responsable del Archivo Municipal.
• Colaboración con el personal de Diputación y/o personal técnico contratado para el desarrollo de las actividades establecidas en el Plan de Archivos Municipales.
• Adecuar las instalaciones municipales para el depósito de los fondos documentales municipales. Garantizar las condiciones de conservación necesarias para la preservación de los documentos, así como para la actividad de las personas.
• Proporcionar los medios técnicos necesarios para el trabajo del personal designado por la Diputación para las actuaciones en materia archivística a realizar, y en particular un espacio de trabajo que cuente con línea telefónica y ordenadores personal con acceso a la red.
• Facilitar la formación del personal implicado en la gestión de documentos en materia de archivo y gestión de documentos a través de los Planes de Formación de la Diputación.
• Colaborar en las acciones y servicios que se desarrollen a través del Plan de Archivos Municipales.
• Implementación del programa de archivo proporcionado por la Diputación para la gestión de los fondos documentales del municipio.
• Garantizar el acceso a los fondos documentales del municipio, de acuerdo con la legislación vigente.
• Aprobar el Reglamento del Archivo Municipal, la Política de Gestión de Documentos Electrónicos y el Cuadro de Clasificación de documentos del Ayuntamiento.
• Incorporar la marca del Plan de Archivos Municipales de la Diputación Provincial de Castellón en todo el material de difusión, actividades y publicaciones realizadas dentro del Plan.

INDICADORES DE ACTIVIDAD Y GESTIÓN

• Se han adherido 89 municipios de la provincia.
• Intervención en el archivo de Herbés.
• Intervención en proceso del archivo de Torralba del Pinar.
• Asistencia de asesoramiento conservación y preservación a Vistabella del Maestrazgo y Adzaneta del Maestrat.
• Se ha constituido el Grupo de Trabajo de Archiveros de la Provincia para la realización de un nuevo cuadro de clasificación municipal con la participación de 9 municipios.

Plazo

Continuo todo el año.

Trámites

Asistencia y asesoramiento en materia de archivos.

Específica, según el modelo de convenio de colaboración.